TODOリストの作り方とポイント 習慣化して日々の生活を効率化!

くらし

こんにちは!ちゃんみです。

やらなければならないことをリスト化した『TODOリスト』

みなさんは日頃からTODOリストつくっていますか?

ちゃんみ
ちゃんみ

私は忙しい時、やらなければならないことが多ければ多い時ほど、TODOリストを作ることを心がけています。

そこで今回は、TODOリストの作り方とポイントについてお話させていただきます。

習慣化することで、仕事だけでなく家事など日々の生活も効率化して自分の自由時間を増やしませんか?

この記事を読んでわかること

・TODOリストとは何か

・TODOリストの作り方

・効率化するための優先順位の決め方

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TODOリストとは

「TODOリスト」とは一言でいえば、『「TODO」=「やらなければならないこと」をリスト化したもの』です。

よく似た言葉で「タスク」があります。

「TODO」と「タスク」どちらも「やらなければこと」を意味しますが、大きな違いは期日の有無です。

「TODO」は明確な期日がないのに対し、「タスク」は期日が明確に決められていることを指します。

TODOリストの作成は効率アップに繋がるのか?

新卒時代に一番に先輩から教えてもらったことは優先順位を決めて仕事をすること。

その優先順位を決めるために大切なのがTODOリストを作ることでした。

それも、時間がない時・忙しい時ほどしっかり作りなさいと教わりました。

作ってる間に目の前のことやった方が早いんじゃない?と思うそこのあなた!

私も最初はそう思っていました。

なので最初は先輩の教えを無視してTODOリストなんて作らずに、目の前のことに一生懸命取り組んでいました。

すると、先輩の教えを守ってTODOリストを作って仕事をしていた同期は残業せずに帰り、私は残業の日々。

仕事量もスキルも大差ないのになんで!?と先輩からめちゃくちゃ怒られました^^;

これは、優先順位をまったくつけずに仕事をしていたせいです。

つまり、先輩の教えの真意は「TODOリストを作ることで仕事の優先順位を整理しなさい」ということだったのです。

ちゃんみ
ちゃんみ

先輩の教えをしっかり守るべきだった・・・反省。

それからは私もTODOリストを作って常に優先順位を意識して仕事をするようになりました。

すると、定時に帰れることはもちろん、やり忘れや期日遅れもなくなって非常にスムーズに仕事ができるようになりました!

でも、ほんとにやることリストアップするだけで効率的になるの?とまだ懐疑的な意見があると思います。

そうなんです!ただ紙に書きだすだけではダメでいくつかポイントがあるのでご紹介します。

TODOリスト作成のポイント

Point1.細かいことまで書きだす

仕事では見積書の作成、会議資料の印刷、会議室の予約、などの大型タスクはもちろん、

ごみ捨て、メールチェックなど些細なことや毎日やることも書き出します。

なぜなら、『優先順位を決める=自分の行動する順番を決める』ことなのでやらなければならないことは全て書き出します。

これは家事も同じで、買い物、公共料金の支払い、掃除、クリーニングを取りに行くなどひとつひとつは細かいことでも全部書き出しています。

ある日の私のTODOリストです。

ちゃんみのTODO

Point2.時間や数量など数を書く

時間やが決まっているものはその日時を書きます。

どのくらい・いつまでがわかる方がそのタスクにかかる時間も計算しやすくなります。数字を入れることで具体性が増します。

例えば、家族から「今日は残業でかなり遅くなる。」と言われても、かなりってどのくらい?となりませんか?

「週末焼肉パーティーするからお肉いっぱい買ってきて!」これも、何人前?ってなりますよね。

いつもは20時ごろに帰ってくるから22時ごろだろうか?と自分は思っても、相手は終電を想定していればかなりのずれが生じますよね。

「帰りは終電に間に合うようにはするから0時頃かな」や「週末両親呼んで焼肉パーティーするからお肉600グラムくらい買ってきて!」の方がわかりやすいですよね!

先ほどのTODOリストに日時を書きたしました。

ちゃんみのTODO

これで準備は整いました。

Point3.優先順位を決める

では、Step1と2で書き出したやらなければならないことの優先順位を決めていきます。

優先順位の決め方ですが、4象限マトリクスを意識しながら決めていきます。

4象限マトリクスとは、2軸(大きさと価格など)と軸の対比関係(大きさが大きい小さい、価格が高い低いなど)で構成された図のこと。この2つの軸でできた4つの領域に商品や事象を分類していきます。

4象限マトリクスの説明

優先順位は以下の順番で高くなります。

①緊急度 高×重要度 高 

②緊急度 高×重要度 低 

③緊急度 低×重要度 高

④緊急度 低×重要度 低

優先順位=行動する順番なので期日が迫っているほうが優先度が高くなります。

もし、追加になったものがあれば書き加えてその都度優先順位を考えます。

先ほどのTODOリストに優先順位を書き込みました。途中で思い出したタスクは5と6の間にやることがわかりやすいように小数点で表しています。これで完成です!

ちゃんみのTODO

緊急度も重要度も同じものがある場合、好みにもよりますが、私はどちらか嫌な方からとりかかります。

後に嫌なことが残ている方が気が重いので・・・。

TODOリストを作るタイミング

オススメは仕事だったら帰宅前、家事など家のことは夜寝る前にリストを作成することです。

私は寝る前に翌日のTODOをチラシなどの裏紙に書き出して優先順位まで決めてから寝ています。


朝作ってもいいのですが、朝は時間がない上、夜寝る前の方が今日の振り返りができたり明日の動きをイメージしたりしてから寝ることができ、翌朝スムーズにタスクにスタートできるので夜の方がおすすめです。

リストはよく見るデスクの上に置いておき、リストに載っているタスクが完了したら斜線で消していきます。
進捗状況が可視化できますし、全部消せた時の達成感も味わえます^^

ちなみに、TODOリストは紙でもスマホなどのアプリでもどちらでも自分に合う方でいいと思います。

私は基本的には紙に書きだしますが、出先でのTODOが多い場合は昔からLINEに1人のグループを作ってそこに完了するべきタスクを入力して送信しています。

ちゃんみのTODO ライン画面

トークを入力するところにも送信したTODOをコピペしておきます。
終わったものは消していき、やり残したものは送信ボタンを押して次回にまわしています。

最近では、Keepメモという機能があるのでそれを使ってもいいと思います◎

まとめ

いかがでしたか?
少しの時間をかけて整理することで、優先順位を決めることで効率よく仕事や家事を進めていくことができます。

また、忙しい!やることがいっぱい!と思っていても書き出してみると意外と少なかったり、やることは単純だったりすることに気づくこともできます。

TODOリストを作ることは、仕事でもプライベートでもどちらでも使える簡単で有効なやること整理術です!

今日からぜひ、TODOリストで仕事も日々の生活も効率的に進めて自分の時間をゲットしてください!

みなさんのお役立てたら幸いです^^

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この記事を書いた人

某カフェチェーンで働く関西在住、1994年生まれの新米主婦です^^
私自身が困ったり不安になったこと、やってみて使ってみて良かったものを中心に、やりくり・結婚式準備・妊活・時々コーヒーに関して「これ便利!」、「そんなん知らんかったわ!」な情報をお届けします!

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